評議会に以下のとおりプライバシーポリシーを改正することを報告いたしました。

【改正した理由】

お茶の水女子大学附属中学校から、中学校では卒業時の住所等は把握しているが、その後については把握していない。必要が生じたときに卒業生に連絡ができるようにしたいので、鏡影会から名簿の提供いただけないかとの要望がありました。

現行プライバシーポリシーでは、中学校は個人情報を提供できる第三者としての記載されていないため提供することができません。そこで、理事会で検討した結果、中学校への個人情報の提供が可能となるようにプライバシーポリシーの改正することとし、評議会（平成25年度第27回）に報告いたしました。

なお、中学校への個人情報の提供を望まない会員の方は、氏名・会員番号を明示の上、電子メール（personal-info@kyoueikai.com）またはＦＡＸ（03-5817-3412）で連絡いただければ、非公開とすることといたしました。

また鏡影会として学校からの個人情報の提供依頼があった場合には、その利用目的、必要とする個人情報の範囲などを確認のうえ、理事会で協議し提供をすべきか判断いたします。

同時に現在のプライバシーポリシーでは、名簿からの個人情報の削除ができるようになって居りますが、名簿から個人情報全部を削除することは、鏡影会を退会するということと同等の意味合いを持つことになります。

本則である「鏡影会会則」に退会に関する規定がないことからプライバシーポリシーで規定すべきではないとの考えにより「削除」を削り「非公開」とします。

鏡影会プライバシーポリシーの変更点

1.【情報の利用及び提供】2（1）号の次に「（1）お茶の水女子大学附属中学校の依頼により開示する場合」を加え、（2）号以下の号番号を1ずつ繰り下げる。

2.【お問い合わせ及び照会】「・・・個人情報の照会、修正及び削除を・・・」の「削除」を削り、「非公開」を挿入する。
　
改正したプライバシーポリシーは、個人情報非公開の連絡をしていただくのに相当の期間終了後（平成26年4月1日）に施行します。

以上によりプライバシーポリシー【情報の利用及び提供】２は、次のようになります。

2. 鏡影会は、以下のいずれかに該当する場合を除き、会員各位の個人情報を第三者に開示いたしません。尚、下記第(1)号に基づく個人情報の開示にあたっては、開示先に対して、会員各位の個人情報を厳重な管理体制のもとで保持させ、かつ他の第三者へ開示または鏡影会が承認した目的以外の利用は行わせないようにいたします。

(1) 会員各位に鏡影会の会報の送付などで必要となる業務委託先に開示する場合。

(2) お茶の水女子大学附属中学校の依頼により開示する場合

(3) 会員各位が事前に承諾された場合。

(4) 法令により鏡影会に開示が要求される場合。

(5)　鏡影会、会員各位または第三者の生命、身体、自由、財産、権利及び名誉を保護するために開示する必要がある場合。

なお、鏡影会は、個人情報及び個人履歴に基づいて作成された統計的資料を業務委託先など第三者に提供することもございますが、当該統計的資料の中には、会員各位個人を特定できるような情報は含まれません。

プライバシーポリシー【お問い合わせ及び照会】は、次のようになります。

会員各位が鏡影会の保持する会員各位の個人情報の照会、修正及び非公開をご希望される場合、または、会員各位が鏡影会からの活動紹介、その他鏡影会からの問い合わせを希望なさらない場合には、電子メールにてpersonal-info@kyoueikai.comまでご連絡下さい。可能な限り速やかに対応させて頂きます。